Wie melde ich mich erstmals an?

Nach der Anlage Ihres Accounts klicken Sie unter gda.gemeindeki.at auf “Passwort vergessen?”, geben Ihre E-Mail-Adresse ein und folgen den Anweisungen in der erhaltenen E-Mail, um Ihr Passwort festzulegen.

Was mache ich, wenn ich mein Passwort vergessen habe?

Klicken Sie beim Login auf “Passwort vergessen?” und folgen Sie den Anweisungen zur Zurücksetzung

Welche Modi gibt es und was ist der Unterschied?

Pro Eingabe wird genau ein Modus angewendet. Sie können den Modus jederzeit manuell in der Chat-Eingabezeile umstellen:

• Automatischer Modus: Das System wählt selbstständig pro Eingabe den passenden Modus (Chat, Abfrage oder Websuche) – basierend auf Ihrer Frage, angehängten Dateien und dem Chatverlauf. Der Automatische Modus ist in den Chat-Einstellungen als Standard für neue Chats aktivierbar.
• Chatmodus: Der gesamte Dokumentinhalt wird an das Sprachmodell gesendet. Ideal für Zusammenfassungen, Übersetzungen oder Vergleiche. Ist standardmäßig eingestellt.
• Abfragemodus: Nur relevante Textabschnitte werden verwendet (Vektorsuche). Perfekt für gezielte Informationssuche in umfangreichen Dokumenten und umgeht Token-Limits. Liefert automatisch Quellenangaben.
• Websuche: Zugriff auf aktuelle Informationen aus dem Internet mit transparenten Quellenangaben. Die Websuche versteht dabei Folgefragen im Gesprächskontext (z.B. “Wie hoch steht die Meta-Aktie?”, danach “Und Nvidia?”) und führt bei Bedarf mehrere Suchabfragen parallel im Hintergrund aus.

Welches Sprachmodell soll ich wählen?

In der GemeindeKI stehen aktuell folgende Modelle (Stand Sommer 2026) zur Verfügung. Die Wahl hängt von Ihrem Anwendungsfall ab:

• GPT-5: Spitzenmodell von OpenAI – präzises Kontextverständnis und mehrstufiges Reasoning. Ideal für anspruchsvolle Workflows, strategische Analysen und komplexe Recherche.
• GPT-4.1: Hohe Genauigkeit und großes Kontextfenster (1 Mio. Input-Tokens). Ideal für tiefgehende Analysen und Fachberatung.
• GPT-4.1 mini: Schnell und kosteneffizient. Ideal für Chatbots, Massentexte und Content-Erstellung.
• GPT-4o: Bewährter, schneller Allrounder für allgemeine Aufgaben und alltägliche Textarbeit.
• Mistral Large 3: Europäisches Modell, mehrsprachig (DE, EN, FR, ES, IT), ideal für juristische und wissenschaftliche Texte.
• Gemini 2.5 Flash: Schnell und effizient für Dokumentenanalyse und große Textmengen.
• Gemini 2.5 Pro: Benchmark-Führer mit 1 Mio. Tokens Kontext für hochkomplexe wissenschaftliche und mathematische Aufgaben.
• Claude Sonnet 4.5: Menschennahe, kontextbewusste Kommunikation, ideal für Kundensupport, kreatives Schreiben und Bildung.

Hinweis: In den Einstellungen unter “Chat-Einstellungen” können Sie Modelle auf User-Ebene aktivieren/deaktivieren und ein persönliches Standardmodell festlegen.

Was bedeutet “Temperatur”?

Die Temperatur regelt die Kreativität der Antworten. Bei 0.0 sind Antworten präzise und sachlich, bei höheren Werten kreativer und variabler. Die Standardeinstellung von 0.2 eignet sich für die meisten Anwendungsfälle.

Kann ich Prompts einsprechen?

Ja. In der Chat-Eingabezeile gibt es ein Mikrofon-Icon zur Spracheingabe (Deutsch und Englisch werden automatisch erkannt). Die Spracherkennung läuft direkt über den Browser, es werden keine Audiodaten an externe Dienste gesendet. Verfügbar in Chrome, Edge und Safari – Firefox unterstützt die Funktion derzeit nicht.

Welche Dateiformate werden unterstützt?

PDF, DOCX, CSV, TXT, PPTX, XLSX, JSON, XML, Audio (M4A, MP3, WAV, etc.), Video (MP4), MD, EML, MSG, Python/JavaScript/Java-Code, RTF und Bilder (PNG, JPG, JPEG, SVG). Bilder werden von Modellen mit Vision-Support ausgewertet.

Kann ich Dateien schnell per Drag & Drop nutzen?

Ja. Sie können Dateien direkt in das Chat-Fenster ziehen (temporärer Upload) – der Text wird sofort extrahiert und steht für die laufende Konversation zur Verfügung. Wichtig:

• Nur im Chatmodus verfügbar (im Abfragemodus wechselt das System automatisch in den Chatmodus).
• Bis zu 5 Dateien gleichzeitig, max. 50 MB pro Datei.
• Die Datei wird nicht dauerhaft gespeichert; der extrahierte Inhalt bleibt nur im aktuellen Chat erhalten.
• Audio- und Video-Dateien werden für Drag & Drop nicht unterstützt (gescannte PDFs hingegen schon).

Für Dokumente, die Sie regelmäßig oder über mehrere Chats hinweg brauchen, bleibt der dauerhafte Upload in den Datenspeicher der bessere Weg.

Wie groß dürfen Dateien sein?

Pro Upload in den Datenspeicher können maximal 300 MB verarbeitet werden. Beim temporären Drag-&-Drop-Upload gelten max. 50 MB pro Datei (bis zu 5 Dateien). Zusätzlich richten sich die nutzbaren Textmengen nach den Token-Limits des gewählten Sprachmodells.

Kann ich Webseiten-Inhalte erfassen?

Ja, über die Funktion “URL erfassen” können Sie Webseiten speichern und analysieren. URLs müssen mit https:// beginnen. Beachten Sie, dass nur der aktuelle Stand gespeichert wird – Änderungen werden nicht automatisch übernommen.

Was passiert, wenn meine Datei zu groß ist?

Sie erhalten eine Fehlermeldung. Lösungen:

• Wechseln Sie zum Abfragemodus (nutzt nur relevante Abschnitte statt des gesamten Dokuments).
• Wählen Sie ein Modell mit großem Kontextfenster (z.B. GPT-4.1 oder Gemini 2.5 mit ~1 Mio. Tokens).
• Komprimieren oder teilen Sie die Datei.

Wie lange dauert die Verarbeitung von Dateien?

Das hängt von Größe und Format ab. Der Status wird im Datenspeicher angezeigt: “Bereit” bedeutet nutzbar, “Verarbeitung” läuft noch. Bei Audio-Dateien und gescannten Dokumenten kann es länger dauern.

Was ist ein Datenspeicher?

Ein Datenspeicher ist eine Wissensdatenbank, in der Sie Dokumente, PDFs und Webseiten-Informationen sammeln. Sie können damit interaktiv kommunizieren und gezielt Informationen abfragen.

Kann ich Datenspeicher mit anderen teilen?

Ja, Datenspeicher können als privat oder geteilt verwendet werden. Sie können Berechtigungen vergeben (Eigentümer, Admin, Nutzer) und so die Zusammenarbeit im Team ermöglichen.

Wie stelle ich präzise Fragen an einen Datenspeicher?

Verwenden Sie den Abfragemouds, wählen Sie den Datenspeicher aus und formulieren Sie Fragen klar und spezifisch. Stellen Sie sicher, dass die gesuchten Informationen im Datenspeicher vorhanden sind. Die Plattform nutzt Vektordatenbank-Technologie für präzise Antworten.

Was ist der Unterschied zwischen Rollen und Assistenten?

• Rollen: Definieren über den Rollenprompt das Verhalten und die Expertise des Sprachmodells für einen Chat.
• Assistenten: Weiterentwickelte, dauerhaft gespeicherte Rollen mit vordefinierten Einstellungen wie: hinterlegte Dateien, Sprachmodell, Modus, Temperatur und Starter-Vorlagen. Immer sofort einsatzbereit.

Wie erstelle ich einen Assistenten?

Navigieren Sie zum Tab “Assistenten” und klicken Sie auf “+ Assistent erstellen”. Definieren Sie Name, Rolle, Modus, Sprachmodell, Dateien/Datenspeicher und optional Starter-Fragen. Sie können den Assistenten auch mit anderen teilen.

Kann ich Assistenten als Favoriten markieren?

Ja, mit dem Stern-Symbol können Sie häufig genutzte Assistenten als Favoriten markieren. Diese erscheinen dann ganz oben in der Liste.

Wie greife ich schnell auf Assistenten, Rollen und Vorlagen zu?

Über das @-Menü: Tippen Sie im Chat-Eingabefeld ein “@”, und es klappt ein Auswahlmenü mit Assistenten, Rollen und Vorlagen auf. Sie können eine Kategorie aufklappen oder direkt weitertippen, um kategorieübergreifend zu filtern. Bedienung per Maus oder Tastatur (Pfeile, Tab/Enter, Escape).

Was sind Prompt-Vorlagen?

Wiederverwendbare Textvorlagen mit Variablen (z.B. {{Thema}}), die Sie für verschiedene Anwendungsfälle nutzen können. Sie sparen Zeit bei wiederkehrenden Aufgaben.

Wie verwende ich eine Prompt-Vorlage?

Klicken Sie auf die gewünschte Vorlage, geben Sie “/” in der Chat-Eingabezeile ein oder rufen Sie sie über das @-Menü auf. Bei Variablen öffnet sich ein Pop-up zum Ausfüllen.

Kann ich Prompt-Vorlagen teilen?

Ja, über geteilte Ordner können Sie Prompt-Vorlagen mit anderen Nutzern teilen und gemeinsam verwenden.

Welche Nutzerberechtigungen gibt es?

• ai Plattform Admin: Höchste Rechte, volle Kontrolle über alle Funktionen.
• Eigentümer von Ordnern/Datenspeichern: Volle Kontrolle über eigene Ordner/Datenspeicher.
• Admin von Ordnern/Datenspeichern: Kann User verwalten und Inhalte bearbeiten.
• Nutzer von Ordnern/Datenspeichern: Kann Inhalte einsehen und eigene Inhalte bearbeiten.

Wer kann geteilte Ordner verwalten?

Eigentümer und Admins können Ordner umbenennen, User hinzufügen/entfernen und Berechtigungen ändern. Der 506.ai Plattform Admin kann alle geteilten Ordner verwalten.

Kann ich die Eigentümerschaft übertragen?

Ja, der ursprüngliche Eigentümer und der 506.ai Plattform Admin können die Eigentümerschaft ändern. Der bisherige Eigentümer wird dann automatisch Admin.

Was ist der Chatbot?

Mit dem Chatbot können Sie das Wissen von Assistenten direkt auf Ihrer Website oder App verfügbar machen – ohne Programmierkenntnisse. Ideal für Bürgerservice oder internen Mitarbeiterzugriff. Die Chatbot-Funktion ist nur gegen einen Aufpreis enthalten.

Wie erstelle ich einen Chatbot?

In den Einstellungen unter “Chatbot Konfiguration” (nur für Admins):

• Domain eintragen
• 1–3 Assistenten auswählen (müssen für api@506.ai freigegeben sein)
• Design anpassen (Farben, Icon, Texte)
• Speichern & veröffentlichen
• Einbettungscode auf Website einbinden

Kann ich das Design anpassen?

Ja, Sie können Farben, Icon, Texte, Platzhalter und bei mehreren Assistenten auch Überschriften individuell gestalten.

Was kann ich mit der API machen?

Die API ermöglicht die Integration von KI-Funktionen in eigene Anwendungen: Chat-Interaktionen, Datenverarbeitung, Dateiverwaltung, strukturierte Ausgaben und Zugriff auf Datenspeicher.

Wie erhalte ich einen API-Schlüssel?

Nur 506.ai Plattform Admins können in den Einstellungen unter “API” eigene API-Schlüssel erstellen. Die API-Funktion muss zunächst freigeschaltet werden (ticket@506.ai).

Muss der API-User Zugriff auf Datenspeicher haben?

Ja, jeder Datenspeicher, jede Rolle und jeder Assistent, den Sie über die API ansprechen möchten, muss mit dem API-User (api@506.ai) geteilt sein.

Die vollständige API-Dokumentation finden Sie unter https://developers.506.ai/.

Was ist die 506.ai Sidebar?

Eine Browser-Extension für Chrome, mit der Sie Inhalte direkt aus dem Browser in Datenspeicher hochladen können: Texte, URLs, Audioaufnahmen und Screenshots.

Wie installiere ich die Sidebar?

Öffnen Sie den Chrome Web Store und klicken Sie auf “Hinzufügen”. Bei bestehendem Login wird die Extension automatisch verbunden.

Kann ich Audio von Desktop-Apps aufnehmen?

Nein, nur Audio aus dem Browser. Für Zoom, Teams oder Skype bitte die Browser-Versionen verwenden, nicht die Desktop-Apps. Bei den Aufnahmen stehen ein Pause-Button und ein automatischer Download der Aufnahme zur Verfügung; auch Aufnahmen über 60 Minuten laufen zuverlässig durch.

Gibt es Zwei-Faktor-Authentifizierung?

Ja, Admins können in den Organisationseinstellungen unter “Sicherheit” die Zwei-Faktor-Authentifizierung für das gesamte Unternehmen aktivieren. Alle gängigen Authenticator-Apps werden unterstützt.

Kann ich das Design der Plattform anpassen?

Ja, unter “Einstellungen > Themes” können Sie vorgefertigte Themes wählen. Enterprise-Kunden können eigene Themes mit individuellen Farbschemata erstellen.

Wie verwalte ich Teams?

Admins können unter “Teamverwaltung” Teams erstellen, bearbeiten und löschen. Teams erleichtern das Teilen von Ordnern, Rollen und Assistenten mit mehreren Usern gleichzeitig.

Kann ich Chats exportieren?

Ja, Chatinhalte können als Word, PDF oder direkt, als E-Mail exportiert werden.

Was ist “Rich Content” im Chat?

Die Plattform kann interaktive Inhalte direkt in der Antwort darstellen (im Chat- und Abfragemodus, nicht in der Websuche):

• E-Mail-Entwürfe: Formatierte Entwürfe mit editierbaren Feldern (Empfänger, Betreff, Body) und Versand über Standard-Mailprogramm, Gmail oder Outlook.
• Diagramme: Interaktive Charts (Balken, Linien, Donut) sowie Mermaid-Diagramme (Fluss-, Sequenz-, Gantt-Diagramme, Mindmaps u.a.). Download als PNG oder Kopieren der Daten in die Zwischenablage.

Werden Quellenangaben angezeigt?

Ja. Im Abfragemodus und in der Websuche werden automatisch Quellenangaben mit jeder Antwort geliefert. Im Fließtext erscheinen Inline-Verweise ([1], [2], …), die Sie über das Drei-Punkte-Menü oder das Zitat-Icon ein- und ausblenden können. Die klickbaren Referenzen unterhalb der Nachricht bleiben immer sichtbar; die Originaldatei lässt sich an der relevanten Stelle anzeigen.

Die Antwort bricht mittendrin ab – warum?

Jedes Modell hat ein maximales Token-Limit für die Ausgabe. Wählen Sie ein Modell mit höherem Output-Limit (z.B. GPT-5 oder Gemini 2.5) oder teilen Sie die Anfrage auf.

Was mache ich bei einem Timeout-Fehler?

Stellen Sie sicher, dass Ihre Anfrage nicht zu komplex ist. Loggen Sie sich aus und wieder ein. Bei wiederholten Problemen versuchen Sie es später erneut.

Meine Datei wird nicht korrekt interpretiert – was tun?

Überprüfen Sie, ob das Dateiformat unterstützt wird. Laden Sie die Datei ggf. erneut hoch oder generieren Sie eine neue Antwort.

Die Originaldatei kann nicht angezeigt werden – warum?

Bei Dateien über 50 MB ist die Vorschau nicht möglich. Komprimieren Sie die Datei oder teilen Sie sie in mehrere kleineren Dateien auf.

Wo finde ich weitere Hilfe?

Support-E-Mail: support@gda.gv.at